5 tips voor het maken van dé winnende maatwerk offerte

Ralph deguelle

Geschreven door Ralph Deguelle op 23-6-2016
6 minuten leestijd

Schrijf je wel eens een offerte? Of lees je er wel eens een? Echt waar? Léés jij een offerte? Hoe zorg je ervoor dat je offerte beter wordt? Wat zorgt ervoor dat jouw offerte succesvoller wordt?

In mijn vorige stuk heb ik uitgelegd hoe een klant een offerte ervaart.
Het lezen komt pas ná de eerste indruk. Je leest een offerte om bevestiging te zoeken voor wat je al voelt.
Let op: ik bedoel hier niet dat de inhoud er niet toe doet. De inhoud moet er wel zijn. Anders werkt dit tegen je.

tips-voor-aantrekkelijkere-offerte1

Ok, dan nu de 5 belangrijkste tips die ik gebruik als eigen checklist.

1. Verzorgd uiterlijk én visueel aantrekkelijk

Deze had je natuurlijk zelf al bedacht na het lezen van het vorige stuk. Toch even uitleg.
Natuurlijk ziet je offerte er verzorgd uit. Geen spelfouten, duidelijk leesbaar.
Mooie voorpagina. Paginanummering. Complete header, footer. Dat soort werk. Maar ziet het er ook aantrekkelijk uit?
Dat je zin krijgt om het door te bladeren? Typografie, opmaak. kleurstelling. Alles moet in balans zijn zodat het prettig is om te lezen.

Ik hoor je denken: “het hoeft geen reclamefolder te zijn!”
Fout! Een offerte is een reclamefolder. Het is onderdeel van je marketing en uitstraling.
Wat je bedoelt is dat het geen _goedkope reclamefolder_ moet worden.

Dat klopt.

Daarom moet het er ook verzorgd én aantrekkelijk uitzien. Een professionele reclame uiting.
Bij het ritsen van de pagina’s tussen je duim en wijsvinger moet je meteen denken “dit ziet er goed uit!”

Ok dan, een ezelsbruggetje: Op iedere pagina een plaatje.
Iedere pagina?!
Inderdaad: Iedere pagina. Vind jij het leuk om een document of pagina met alleen maar tekst te lezen?
Nee toch? Waarom zou je dit anderen aandoen?
Vind je dit moeilijk? Of voelt het overdone? Maak het makkelijker door meer te visualiseren:

2. Visualiseer zoveel mogelijk

Bij een offerte waar je maatwerk aanbiedt is er altijd sprake van processen, tijdlijnen of andere vormen van schema’s.
Denk aan architectuurplaatjes, projectplanning, organogrammen of diagrammen van bepaalde processen die je volgt.
Al deze zaken kun je beter uitleggen in een plaatje. Een beeld zegt immers meer dan 1000 woorden.
Heb je overigens meteen een plaatje voor die specifieke pagina. Heb je die al binnen.
En by the way, die presentatie die je straks wilt geven. Daar kun je ook het best beelden bij gebruiken.

Wil je echt een dieper niveau raken?
Probeer dan de boeken van Dan Roam eens.
Het boek ‘Blah, blah blah’ is erg behulpzaam.

Oh ja. Een plaatje maken is ook een test.
Of je het zelf wel snapt.

3. Overzichtelijke prijsstelling

Je weet al dat de prijspagina snel wordt bekeken.
Is dus belangrijk dat dit klip-en-klaar is.
Deze pagina moet dus logisch aanvoelen — in 10 seconden te begrijpen zijn.
Als je langer moet nadenken of het is onduidelijk, dan ga je twijfelen.
Dat wil je niet.

Een aantal voorbeelden om het helder te maken:

Groepeer zaken die bij elkaar horen. En scheidt zaken die niet bij elkaar horen.
Eenmalige investeringen scheiden van recurring kosten bijvoorbeeld.
Op een visuele manier, natuurlijk.
Aparte tabellen of blokken helpen hierbij.
Overbodig om te zeggen dat ook dingen als uitlijning hierbij helpen.
Ook tussen verschillende tabellen wil je dat prijzen op elkaar zijn uitgelijnd. Strak. Overzichtelijk.

Ordegroottes: Als de prijs uit meerdere componenten is opgebouwd — 90% kans dat dat zo is bij complexere maatwerk projecten — zorg dan dat de ordegroottes gelijk zijn.
Voorbeeld: Een component van 90.000 euro en daarna een ander onderdeel van 4 tientjes onder elkaar doet geen recht aan de verwachting van de klant.
Fronsende wenkbrauwen zijn eerder het resultaat.

Opties: Als iets een optie is: zorg dan dat dat duidelijk is aangegeven. Niet iedereen is met de afkorting PM Pro Memorie bekend.
En je verwerkt natuurlijk nooit een optie — waarvan je nog niet eens weet of de klant dat wil — in een totaal. Dat maakt het er namelijk niet duidelijker op.
Doe het jezelf niet aan.

4. Keuze

Als je een nieuw product aanschaft, dan wil je een goede keuze maken. Zeker als je veel moet investeren en als je daardoor geen andere dingen kunt doen.
Door de keuze mogelijkheid heb je het gevoel dat je invloed hebt en daarmee tot een betere, voor jou passende oplossing komt.
Geef een klant dus altijd een keuze.
Met maar 1 optie heeft de lezer ook een keuze: jouw oplossing of die van een concurrent.
Laat de beslisser dus kiezen uit meerdere opties uit jouw offerte.
Overigens: beperk de keuzes tot maximaal 3. Anders wordt het er niet duidelijker op.

Wil je een laag dieper: Er zijn psychologieboeken volgeschreven over keuzes.
Een oude bekende is ‘The Paradox of Choice’, van Barry Schwartz.

En nu: last but not least:

5. Voordelen, voordelen en voordelen

Dan nu een van de belangrijkste onderwerpen uit mijn lijst:
Wat zijn de voordelen van jouw oplossing voor de klant?
Wat gaat de klant bereiken als hij kiest voor jouw oplossing?
Wat kan hij beter, sneller, goedkoper, meer, minder? Welke waarde heeft dat voor hem?
Of beter nog: wat kan de klant van de klant ermee?

Staat dat letterlijk in de offerte?
Echt waar?

Dit is één van de dingen die ik het meest mis zie gaan.

Om het met een metafoor van Jos Burgers te vergemakkelijken:
Een klant wil een gat in de muur.
Jij bent goed in boren en kunt meerdere soorten boormachines toepassen of verkopen.
Diverse wattages, klopboren, hamerboren. Met of zonder stofzuiger erop.
Verder heb je alle soorten boortjes. Dikke, dunne, lange, met een diamanten kop.
Kortom: ‘the works’.
Kun je natuurlijk een heel mooi verhaal over die boormachines gaan houden in je offerte.
Maar… die klant wil gewoon een ‘gat in de muur’.
Waarom vertel je hem niet wat hij kan met jouw gat?
Waarom wil hij eigenlijk een gat in de muur en waarom past jouw oplossing hierbij?
Laat je meteen zien dat je goed geluisterd hebt en dat je je verdiept hebt in de klant.
Weet je niet waarom het gat nodig is?
Stop met het schrijven van de offerte. Ga terug naar start.
Dit hoef ik niet uit te leggen, toch?

Ok, waar precies beschrijf je die voordelen, of unique selling points, dan in de offerte?
Hier past het bekende tell-tell-tell principe.
Maar er zijn 2 belangrijke plekken die ik wil benadrukken:

De eerste: in een management summary.
Oftewel: samenvatting op 1 A4.
Een summary is een stuk tekst dat op zichzelf gelezen kan worden. De rest van het document is niet nodig om het te begrijpen.
Een summary geeft een samenvatting van de belangrijkste zaken in het document en belicht de kernvragen die in een offerte beantwoord moeten zijn.
Per definitie is de summary dus een herhaling van zaken die al in de offerte staan.

Met kernvragen bedoel ik : Waarom wil de klant deze oplossing?
Wat is de bijdrage / winst voor de klant - of zelfs voor de klant van de klant?
Wat is de (te verwachten) investering van de klant? Wat is de gehanteerde aanpak?
Wat is de ‘brand-promise’ van jouw bedrijf? Wat is dé reden voor de klant om met ons zaken te doen en de beslissing te nemen?

Bijkomend voordeel: De beperkte plek in de summary dwingt je ook om na te denken over welke zaken écht het meest belangrijk zijn.

De tweede: vlak boven de prijs.
Als je de juiste usp’s in beeld hebt, wil je dat die altijd worden gezien. Daarvoor moet je niet het hele document hoeven doorlezen.
Zoals je weet kijkt iedereen altijd snel even in het begin — de summary als het goed is — en alvast naar de prijs.
Zorg er dan voor dat het oog, bewust of onbewust, terecht komt op jouw usp’s.

Afsluiting

Natuurlijk zijn in de bovenste 5 niet alle tips behandeld.
Onderwerpen als persoonlijke benadering, authenticiteit, eerlijk advies, geloof in je eigen kracht heb ik nog niet aangeraakt. Het hele traject vóór een offerte speelt natuurlijk ook een superbelangrijke rol.
Toch heb je met de bovenstaande 5 punten een mooie checklijst om te zorgen dat je offerte beter en je slagingskans groter wordt. Veel succes!

In een volgende post deel ik mijn geheime wapen.
Tot binnenkort!