Heb je één minuutje?

Hoe Kanban hét middel is tegen context-switching

Joost

Geschreven door Joost Saanen op 18-10-2016
4 minuten leestijd

Je werkt aan een aantal projecten tegelijk — laten we even aannemen als developer van maatwerksoftware. De klant bij project A heeft je nodig, maar de deadline van project B komt in zicht. “Het kost je maar één minuutje”, hoor je hem zeggen. Helaas blijft het vaak niet bij één minuut. Want “één minuutje” worden er al snel tien. Daarna herpak je je werk weer en ga je verder met project B.

Maar die ene vraag worden er meer en voordat je het weet is het volledige team met meerdere projecten tegelijk bezig. Zo wordt er voortdurend geswitcht van het ene naar het andere project. Dit is niet alleen frustrerend, maar het kost ook geld. Wist je dat context-switching het bedrijfsleven jaarlijks miljarden euro’s kost?

Gerry Weinberg, een bekende computerwetenschapper die over dit onderwerp veel presentaties heeft gegeven, gebruikte hiervoor vaak onderstaande grafiek.

context-switching en verlies

Hoe goed ben jij in context switching?

De “Trail Making Test”(bron) is een psychologische test voor het testen van mentale flexibiliteit. De test meet o.a. visueel scannen, cijfer sequencing, letter sequencing en motorische snelheid. De test is oorspronkelijk ontwikkeld voor neuropsychologisch onderzoek, maar kan je ook een indruk geven over je vermogen tot concept shifting — ook wel context switching.

Wil je de test zelf uitproberen? Download dan de volgende sheets en print ze uit:

Voer de testen uit zoals hieronder beschreven en houd hierbij een stopwatch bij de hand.

Hoeveel tijd doe je over Test A en B? Ervaar je hoeveel lastiger test B is? Het verschil tussen test A en B bepaalt hoe goed je in context-switchen bent. Zit er erg veel verschil tussen (bijvoorbeeld meer dan een minuut) dan is het verstandig een manier van werken te vinden waarbij switchen zoveel mogelijk wordt vermeden. Context-switching is dan niet helemaal jou ding, zullen we maar zeggen.

Elke 15 minuten een wekker zetten

Een collega vertelde me eens een verhaal over zijn vrouw. Zij had heel veel moeite om focus te houden bij het uitvoeren van een taak op haar werk. Om context switching te voorkomen, zorgde ze ervoor dat iedere 15 minuten de wekker afging. Het alarm van de wekker was voor haar een moment om na te gaan of ze nog bezig was met waar ze mee bezig moest zijn — de oorspronkelijke taak.

De methode lijkt extreem, maar het kan in het begin helpen om patronen te doorbreken. Je zult merken dat je na een tijdje deze controle al uitvoert vóór dat deze wekker afgaat. Misschien een vorm van conditionering?

Kanban to the rescue

Maar helaas. Je werkt in een omgeving die context-switching nogal makkelijk maakt. Neem bijvoorbeeld een team developers die voor verschillende soorten klanten maatwerk software ontwikkelen. Of een support afdeling waar je te maken krijgt met bedrijfskritische applicaties die op de meest ongunstige momenten problemen geven en aandacht nodig hebben.

Vaak gebeurt context switching ook omdat prioriteiten niet duidelijk zijn of het proces zich leent om makkelijk te switchen. De methodiek Kanban kan je helpen om minder snel in deze valkuil te stappen. Kanban werkt erg goed binnen een ICT-omgeving met development teams. Het is ook mogelijk om Kanban te gebruiken voor jezelf. Dit heet dan Personal KanBan.

Wat is Kanban?

Kanban is een Japans woord. Het woord betekent letterlijk “visuele kaart”. Kanban is een methodiek die het mogelijk maakt om te signaleren — door gebruik van deze visuele kaartjes — wanneer iets nodig is. Hiervoor wordt vaak een kanban board gebruikt. Dit is een soort planningsbord.

diagram2

Kanban is afkomstig uit de auto industrie (Toyota). Het werd bedacht om de logistieke productieketen te besturen. Dit om een zo hoog mogelijk productie niveau te behalen. Tegenwoordig wordt het steeds meer toegepast bij software development waar het steeds meer zijn vruchten afwerpt.

Een belangrijke principe van Kanban is de WIP-limit (Work in Progress). De WIP wordt toegekend aan de “doing” kolom op je kanban board. Dit is de kolom waarbij alle kaartjes hangen (met taken) waar het team op dat moment mee bezig is. Binnen je Kanban team wordt een afspraak gemaakt dat je maar aan één (of hooguit twee) taken tegelijk mag werken. De WIP limit van de “doing” kolom is dus gelijk aan: (aantal medewerkers x 2). Op deze manier word je, wanneer je aan iets nieuws wilt beginnen, geforceerd om eerst je huidige taak af te maken. Omdat het board publiek is en daardoor voor iedereen zichtbaar, zal ook het team helpen herinneren wanneer deze regel wordt verbroken. Dit voorkomt dus voor een groot deel het switchen van taken.

diagram3

Naast dat Kanban context-switching moeilijker maakt, heeft het nog andere voordelen. De methodiek leent zich voor constante verbetering: “Continuous Improvement”. Zo kun je experimenteren met het proces en het board, en zo de efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van je team steeds verhogen.

In een volgende blogpost zal ik hier verder op ingaan.

Kanban binnen jouw organisatie?

Bij Kabisa wordt Kanban al sinds jaren toegepast bij verschillende software development teams. Heb je vragen over de implementatie van deze methodiek binnen je organisatie? Laat dan een bericht achter in de comments of neem contact met ons op.

Joost

Joost Saanen

Gepassioneerde all-rounder met brede interesses; van serverbeheer en cloudhosting tot (UI)design en (web)development. Hardloopt en schrijft het liefst tegelijk.