Heb jij een tikkende tijdbom in je bedrijf?

Concrete tips om niet afhankelijkheid te worden van een "Rockstar"

Joost

Geschreven door Joost Saanen op 13-9-2016
5 minuten leestijd

Wat een geluk. De beste developer in omstreken werkt in jouw bedrijf. Zijn naam is Peter. Peter ontwikkelt de meest geavanceerde applicaties en jouw creatieve ideeën worden in no time omgezet in een werkend prototype. Het maakt niet uit of het gaat om een PHP, .NET of Elixir-applicatie — elke toepassing verandert in een gouden product. Iedereen is blij.

Wanneer er storingen zijn hoef je hem maar te bellen. Hij neemt altijd op en is nooit te beroerd om een issue op te lossen. Zelfs midden in de nacht. Dan gooit hij met de meest technische termen die je niet begrijpt. Maar je weet één ding zeker: hij gaat door tot het is opgelost. De applicatie groeit en je bedrijf ook.

rockstar

Maar dan…

Vrijdagmiddag 29 juli. Je zit achter je bureau. Er wordt op de deur geklopt. Het is Peter.

‘Ik moet je iets vertellen.’ zijn gelaat is bleek en zijn lip trekt.
‘Ik heb een andere baan gevonden. Ik zeg mijn contract op en over 3 weken ben ik weg.’

Wie had dat nu verwacht?

Bus factor

Belangrijk: zorg dat je als bedrijf nooit afhankelijk bent van één of enkele medewerkers. Als het gaat om ICT of software-development wordt hier ook wel gesproken over de bus factor. Het begrip is begin jaren 90 ontstaan in de Python community. Een onderzoeker vroeg zich af wat er met Python zou gebeuren als de founder Guido van Rossum, door een bus zou worden geschept. Met de bus factor bepaal je hoe afhankelijk je bent als bedrijf van specifieke medewerkers.

Natuurlijk is een busongeluk erg extreem. Het gaat hier ook — en voornamelijk — over normale gebeurtenissen die voor kunnen komen. Denk hierbij aan het vertrek van Peter hierboven. Of een medewerker of partner die uitvalt vanwege een (langdurige) ziekte. Overigens hoeft een persoon nog eens niet het bedrijf te verlaten. Een vakantie moet ook niet leiden tot problemen.

“Rockstar wees niet zo bang”

Naast dat er iets met een rockstar (bijvoorbeeld een developer) kan gebeuren, kan het ook zijn dat hij stiekem niet zo graag zijn kennis deelt. Dit kan verschillende redenen hebben:

Ook rockstars zijn wel eens onzeker over hun performance;
“Is mijn code wel echt zo goed en wat vinden andere developers ervan?”
“Straks val ik door de mand?”
Hij wil geen pottenkijkers

Een rockstar vindt deze afhankelijkheid wel fijn.
Het geeft hem een bepaalde zekerheid over zijn toekomst binnen het bedrijf — want zonder hem kan men niets beginnen.

Rockstars, geloof me: Je hoeft niet bang te zijn. Deze afhankelijkheid heeft namelijk ook een keerzijde. In plaats van het oplossen van incidenten (midden in de nacht), zou je je bezig moeten houden met gave dingen bouwen en bedenken.

Dus..zorg dat je je zaken overdraagt en verspreidt zodat jij je bezig kan houden met innovatie. Dat is veel leuker en zal je minder stress geven.

Hoe voorkom je als bedrijf deze afhankelijkheid?

We hebben het hier over afhankelijk binnen de context van ICT — of software development. Stel, je bedrijf heeft één of meerdere developers in dienst of je werkt met freelancers. Er is in ieder geval een bedrijfkritische applicatie ontwikkeld.

Ik noem eerst een aantal vaakgenoemde aandachtspunten. Ok ze zijn belangrijk, maar zijn ook overschat:

Documenteren

Alhoewel de waarde van technische documentatie in veel gevallen overrated is, kun je vaak ook niet zonder. Zonder documentatie begin je weinig, maar wanneer het er is, betekent het niet automatisch dat de kennis geborgd is. En dat een collega het zomaar over kan nemen. Belangrijk hier: documenteer niet té veel en zorg dat je je documentatie blijft updaten. Dit moet een onderdeel of stap zijn bij de implementatie van een nieuwe applicatie feature. Het moet ingebakken zijn in je werkproces.

Tip: Houd de documentatie beknopt. Schrijf je pagina’s lange documentatie, dan is het veel lastiger om in tijden van druk te zorgen dat alles netjes wordt bijgehouden.

Kennisoverdracht

Een periodieke overdracht is hier een goed voorbeeld van. Dit kan in de vorm zijn van een kennissessie of presentatie. Uit ervaring blijkt wel dat kennisoverdracht alléén niet voldoende is. En naar wie of welke groep je de kennis overbrengt. Wat is de betrokkenheid met deze groep en hoe vaak komen ze daadwerkelijk in aanraking met de applicatie?

Wat is het belangrijkste?

Zoek een partner!

Zeker als je werkt met eigen developer(s) kan het raadzaam zijn om een partner te zoeken: een bedrijf met specialisten die bepaalde zaken goed hebben vastgelegd. Je komt dan al vaak terecht bij een beheer- of supportafdeling. Wanneer je een SLA (Service Level Agreement) afneemt ben je verzekerd van een aantal belangrijke zaken. Denk hierbij aan Kennisborging of het krijgen van hulp wanneer zich incidenten voordoen. Kennisborging is een stukje verzekering die binnen het SLA valt. Een beheerafdeling zal er altijd voor zorgen dat de kennis up-to-date blijft tussen de verschillende supportagents. Dit door het houden van interne kennissessies of het feit dat er door deze personen vaak wordt gewerkt aan de applicatie.

Ook tijdens een vakantieperiode — wanneer al je developers aan het strand zitten — hoef je je geen zorgen te maken over wat er gaat gebeuren wanneer er problemen zijn. Een beheerafdeling heeft een roulatiesysteem zodat je bij problemen altijd mensen hebt die je verder kunnen helpen. Ze kennen de applicatie en je business.

Beter product

Een voordeel wat ik nog niet heb genoemd wanneer je in zee gaat met een partner: Je leert van elkaar. Je kunt sparren en mogelijk tot nog betere oplossingen komen. Samenwerken is hier sleutel tot succes.

Daarnaast geeft een samenwerking met een partner een gerust gevoel; de continuïteit is voor een groot deel geregeld omdat de bestaande dienstverlening door kan blijven draaien — en juist daar komt een partner met beheerspecialisten van pas!

Je eigen developers, rockstars of experts kun je zo in hun kracht zetten en bezig laten houden met innovatie en verbeteren van je product of software.

En een betere dienst of oplossing, daar draait het uiteindelijk toch allemaal om?

Hulp!

Maak jij je wel eens druk of je applicatie veilig is? Of wat er gebeurt als bepaalde mensen het bedrijf verlaten. Laat iets weten in de comments of neem contact met op met Kabisa Managed Services..

Joost

Joost Saanen

Gepassioneerde all-rounder met brede interesses; van serverbeheer en cloudhosting tot (UI)design en (web)development. Hardloopt en schrijft het liefst tegelijk.