Hoe zorg ik dat mijn maatwerk software binnen budget blijft?

Harm de laat

Geschreven door Harm de Laat op 23-7-2020
6 minuten leestijd

Veel software projecten worden tegenwoordig aangepakt met behulp van een Agile Scrum aanpak. Ontwikkelaars werken in korte ‘sprints’ (van meestal 2 weken) aan de software. Na elke sprint wordt er werkende software opgeleverd zodat je als klant heel snel resultaat ziet en bij kunt sturen waar nodig. Dat bijsturen is belangrijk omdat op deze manier voortschrijdend inzicht verwerkt kan worden. Ideeën voor software projecten zijn vaak wat abstract en vooraf moeilijk te duiden. Het is daarom vrijwel onmogelijk om vooraf alle requirements te identificeren en documenteren.

Vaak worden de requirements gaandeweg het ontwikkeltraject duidelijker omdat je als klant de software ziet groeien. Dat omgaan met deze inzichten wordt agile genoemd. Agile betekent letterlijk ‘wendbaar’. Een agile software project evolueert, omarmt verandering en zal deze verandering zoveel mogelijk trachten te verwerken. Het eindresultaat: software die je wilt gebruiken in plaats van software die je nodig dacht te hebben voordat het project begon.

Dat klinkt natuurlijk mooi en dat is het ook. Maar hoe zit het met het maken van prijsafspraken in een dergelijk project?

Als je als klant zoveel invloed kunt uitoefenen op het eindresultaat hoe weet je dan vooraf wat een project kost?

Failures Scrum

Scrummen met een budget

Je hoort wel vaker van uit de hand gelopen IT projecten. Voorbeelden uit de overheid zijn het meest bekend omdat deze de voorpagina’s halen. Maar geloof me, ook binnen het bedrijfsleven lopen projecten vaak uit de hand. Scrum, of agile software ontwikkelen biedt hiervoor geen oplossing. Scrum zegt vooral iets over de manier waarop je software ontwikkelt, maar zegt niets over hoe je tot een goede schatting moet komen en hoe je een prijs moet bepalen voor je software project. Sterker nog, veel scrum-puristen zijn wars van het doen van schattingen en vinden het vooral zonde van de tijd. Tijd die je eigenlijk beter aan het ontwikkelen van de software zou kunnen besteden, zo is de redenering.

Deze ‘mindset’ past het best bij grote (of continu doorlopende) software projecten waarbij het budget bijna oneindig groot is. Helaas hebben wij bij Kabisa niet zo vaak met deze situatie te maken. De meeste projecten kennen een vastgesteld budget en een datum waarop de software gereed moet zijn. Dat staat haaks op de Scrum gedachte waarbij er net zo lang gesprint kan worden tot het gewenste resultaat bereikt wordt. Dit is een lastige spagaat voor software ontwikkelbedrijven zoals Kabisa omdat we aan de ene kant weten dat de agile aanpak zorgt voor het beste eindresultaat, maar aan de andere kant klanten willen voorzien van een doordacht budget en realistisch tijdsplanning.

Hoe los je dat dan toch op? Dat is waar het Kabisa Success Process (KSP) hulp biedt.

onze-werkwijze

Het Kabisa Success Process

Het KSP is eigenlijk niets anders dan een afgeleide van Agile Scrum aangevuld met best-practices, milestones en documenten. Het is een proces dat we hebben opgebouwd in de afgelopen 15 jaar software projecten uitvoeren. Het KSP zit boordevol ervaring met het agile software ontwikkelen binnen een gesteld budget en werken met een échte deadline. Het biedt onze klanten en onszelf houvast tijdens projecten, maar ook daarvoor! Het KSP begint met – wat wij noemen – de co-preparation. Een fancy term voor de fase waarin we samen met onze klant een software project opstarten.

Kabisa Meeting

De co-preparation fase heeft als doel om op hoofdlijnen het project in kaart te brengen qua functionaliteit, omvang en kosten. Daarnaast is het vaak de eerste gelegenheid om het projectteam, inclusief de product-owner (klant-rol), met elkaar kennis te laten maken en tot een goed lopend team te smeden.

In enkele dagen of dagdelen volgen wij een vooraf gedefinieerd en slim ontworpen proces van co-creatie om tot de kern van het software project te komen en een eindresultaat te formuleren. Samen met medewerkers van de klant maken we User Stories en schermschetsen die ons helpen het abstracte beeld concreter te maken. Het eindresultaat van de co-preparation sessie is een door de klant en Kabisa gedeeld begrip van alle gewenste functionaliteit. Wij leggen het eindresultaat vast in een flight plan inclusief een fixed budget gebaseerd op een schatting van de benodigde development effort en kosten, inclusief feature buffer. Het flight plan mag je beschouwen als een plan van aanpak voor de realisatie van het software project.

Huh, wacht even…. Fixed-budget? En wat is een feature buffer?

Fixed Budget en de feature buffer

Wij werken met een fixed-budget en feature buffer zodat je niet verrast kan worden met hogere projectkosten. Het budget staat gedurende het gehele project vast, net als de einddatum waarop de software opgeleverd gaat worden. Wij zijn ervan overtuigd dat inzichten gedurende het project zullen veranderen en het daarom van wezenlijk belang is om een systeem te hebben waarmee deze inzichten verwerkt kunnen worden zonder dat het projectbudget in gevaar komt.

De feature buffer staat onze klant toe om wijzigingen en voortschrijdend inzicht te verwerken in het project (net als dat kan in een Agile Scrum project). Tevens dient de feature buffer als risicobuffer voor tegenvallers op technisch gebied. Hiermee wordt een buffer gecreëerd om kansen dan wel tegenvallers in het project te kunnen nemen.

De feature buffer biedt dus voldoende ruimte voor het verwerken van het voortschrijdend inzicht én geeft de mogelijkheid om technische tegenvallers in het project op te vangen. Toch is de feature buffer niet oneindig groot en moet er dus verstandig worden omgegaan met de inzet hiervan. Daarom voegen wij aan elk project-team een Agile Coach toe die de Product Owner begeleidt in het maken van verstandige keuzes. Door op deze manier slimme keuzes te maken wordt het project een applicatie waar we met zijn allen trots op kunnen zijn.

Kabisa heeft inmiddels zo’n 15 jaar ervaring met het realiseren van agile software projecten. Veel projecten zijn goed gegaan en daar waar dingen mis zijn gegaan hebben we vooral geprobeerd hiervan te leren en de geleerde lessen vast te leggen in ons KSP. Wij zijn er daarom van overtuigd dat het werken met het KSP zorgt voor een goede balans tussen agile (wendbaarheid) en het bieden van financiële zekerheid voor onze klanten. Wil je meer weten over aanpak? Kijk dan ook eens op: success.kabisa.nl of neem contact op met ons op.

Fixed Budget Project

Fixed budget project met Feature Buffer voorkomt financiële verrassingen en biedt voldoende flexibiliteit om te kunnen omgaan met voortschrijdend inzicht en technische tegenvallers.

Harm de laat

Harm de Laat

Ondernemer met een software hart.

Bij Kabisa staat privacy hoog in het vaandel. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de data die onze bezoekers achterlaten. Zo zult u op onze website geen tracking-cookies vinden van third-parties zoals Facebook, Hotjar of Hubspot. Er worden alleen cookies geplaatst van Google en Vimeo. Deze worden gebruikt voor analyses, om zo de gebruikerservaring van onze websitebezoekers te kunnen verbeteren. Tevens zorgen deze cookies ervoor dat er relevante advertenties worden getoond. Lees meer over het gebruik van cookies in ons privacy statement.