Maatwerk offertes: welke fout maak jij?

Ralph deguelle

Geschreven door Ralph Deguelle op 25-5-2016
3 minuten leestijd

Schrijf je wel eens een offerte? Of lees je er wel eens een? Echt waar? Léés jij een offerte? Hoe zorg je ervoor dat je offerte beter wordt? Wat zorgt ervoor dat jouw offerte succesvoller wordt?

In de software wereld — en zeker bij het creëren van maatwerk software — is het belang van usability niet meer weg te denken.
Met usability bedoel ik: je verplaatsen in de ander. In die persoon die het product gebruikt.
Het nadenken over de ‘beleving’ van je product.
In het salesproces is een offerte ook een ‘product’.
Waarom passen we daar dan zo weinig kennis toe, waarvan we weten dat het goed werkt?

Bij het zien van een offerte schrik ik nog erg vaak over het gebrek aan ‘je verplaatsen in de lezer’.
We weten wat mensen fijn vinden: Visueel aantrekkelijk, duidelijk, kort en bondig. Lezers van offertes zijn ook mensen.
Hoe gaan mensen met een offerte om? Hoe ervaren mensen een offerte?

Ok, hoe lees jij, naar mijn idee, een offerte. Nogmaals: het gaat om beleving.

In deze context: maatwerk voor een software applicatie; maar geldig voor alle soorten offertes waar veel werk in zit en waar vergelijken niet makkelijk is.

Hier komt ie:

Je ziet de voorkant.
Je hebt al een mening. Is het verfrissend, aantrekkelijk?
Je bent nog niet aan het lezen.

Je bladert of scrollt door het document. Is het dik of dun? Voelt het professioneel aan?
Zit er veel werk in? Voelt het aan als copy-paste of een standaard template?
Nog steeds niet aan het lezen.

Je bladert naar de laatste pagina, op zoek naar de prijs. (Ja nu al, echt waar) Klopt de ordegrootte met wat je had verwacht? Snap je direct wat er staat?

Nee, je bent nog steeds niet aan het lezen. Echt niet.

Ok, nu ga je beginnen.
Nou ja, beginnen.
Het is een heel document.
Gelukkig is er een samenvatting op één A4.
Eens kijken of het voorstel wat is.

Herkenning. Enkele bullets heb je zelf genoemd tijdens een eerder gesprek.
Mooi. Er is geluisterd.
Iets nieuws.
Sluit aan met je verwachting.
Voelt goed.

Je bladert snel door de rest. Ogen vallen op een paar schema’s, tekeningen, schermschetsen.
Ziet er professioneel uit. Voelt doordacht. Hier moet wel denkwerk in zitten!

Heb je in de gaten dat je hier al een beslissing gemaakt hebt?
Van het hele voorstel heb je net twee A4’tjes op je in laten werken.
De samenvatting op hoofdlijnen én de prijs.
Nee, niet gelezen. Op je in laten werken.
Van een heel document, waar consultants, programmeurs en verkopers dágen aan gewerkt hebben, heb je nu maximaal 10% gezien.
Je beslissing is voor het grootste deel al gevormd.

De leesfase begint nu pas.
Het gevoel dat je nu hebt, bepaalt wat je verder tijdens het lezen gaat doen.
Heb je een goed gevoel, dan ga je in het document verder op zoek naar bevestiging dat het geweldig is.

Heb je daarentegen géén goed gevoel, dan ga je op zoek naar bevestiging dat het inderdaad zo slecht is.

Goed opgelet?
In meer dan 80% van de rest van het document ga je dus op zoek naar bevestiging.
Dit betekent dat je alleen nog maar je gevoel wilt rationaliseren.
80% van het document heeft dus géén bepalende invloed.
Het moet alleen maar aansluiten bij het gevoel dat de lezer al heeft.

Kortom: Om een succesvolle offerte te maken móet de eerste indruk goed zijn.

…Natuurlijk heb je al een goede indruk gemaakt tijdens eerdere gesprekken, maar vergeet niet: een offerte wordt vaak gedeeld met andere beslissers (dmu’s’, ‘decision making units’) die je wellicht nog niet gesproken hebt. Voor deze mensen is het wél de eerste indruk.

Nu je wat meer ‘bewust’ bent over hoe je een offerte ervaart, kun je zelf al afleiden waar je op moet letten. Om zelf niet in de valkuil te trappen heb ik een checklist gemaakt.

In een volgende blogpost ga ik verder in op deze checklist én mijn geheime wapen. Tot binnenkort!