Verwachtingsmanagement

Hoe zit dat bij het ontwikkelen van software?

Frodo

Geschreven door Frodo Larik op 27-6-2018
5 minuten leestijd

Vanaf het begin dat je een samenwerking met een klant aangaat – waarbij jij de opdrachtnemer bent en de klant de opdrachtgever – ontstaan er reeds verwachtingen aan beide kanten.

Vaak zien verwachtingen er als volgt uit:

De opdrachtgever verwacht dat er voor hem iets gemaakt wordt, zoals hij het bedacht heeft.

én

De opdrachtnemer verwacht dat hij betaald wordt voor het werk waarvoor hij een offerte heeft gestuurd.

Bovenstaande klinkt logisch vanuit een zakelijk perspectief. Maar kijk je verder, dan zie je dat deze eigenlijk niet in lijn zijn met elkaar.

expectation management

Want eigenlijk wil je:

De opdrachtgever verwacht dat er voor hem gemaakt wordt, zoals het samen met opdrachtnemer bedacht is.

én

De opdrachtnemer verwacht betaald te worden voor het werk wat hij samen met opdrachtgever uitgedacht heeft.

Zou dit niet een beter gevoel geven?

Het grote verschil tussen beide “verwachtingen” is dat de tweede omschrijving meer uitgaat van samenwerken in een win/win situatie. Het behalen van synergie.

Binnen Kabisa hechten we veel waarde aan co-creatie"

In de praktijk komen verwachtingen op vele niveaus voor. Voorbeelden van vragen waarvan de verwachtingen gemanaged dienen te worden zijn:

In eerst instantie, lijken deze vragen redelijk eenvoudig te beantwoorden. Maar toch, als je deze vragen analyseert, ontdek dat er meer achter zit.

Neem als voorbeeld de vraag: “Wat is de opleverdatum?”, dan zien we zonder de context te kennen, dat daar nog allerlei informatie in verborgen ligt in de vorm van vragen die ook weer allerlei vragen oproepen.

Dit soort vragen komen in meer of mindere mate terug tijdens het samenwerkingsproces. Soms zijn de antwoorden hierop evident, maar niet altijd. En de vraag is, als het voor jou evident is, is dat voor de ander ook zo? Hoe kun je er nu voor zorgen dat het voor iedereen evident is, of dat het inzichtelijk wordt dat het niet voor iedereen even duidelijk is. Het eenvoudige antwoord is, dat het nooit voor iedereen even duidelijk is, en dat het een constant proces is wat gemonitord en gemanaged moet worden. Je moet elkaar challengen om er achter ter komen of je elkaar wel goed genoeg begrijpt, want aannames zijn bronnen van mislukking.

"Assumption is the mother of all fuckups…" — Travis Dane

Om zo veel mogelijk duidelijkheid tussen partijen te hebben, gebruiken we binnen Kabisa een aantal methodieken om verwachtingen tussen partijen te managen.

Goede en duidelijke afspraken omtrent de samenwerking

Een inkoppertje natuurlijk, maar het maken van duidelijke afspraken als het gaat om hoe je met elkaar communiceert en wil communiceren tijdens het samenwerkingsproces is essentieel in onderlinge afstemming. Voor de een is het belangrijk dat hij telefonisch op vaste tijden benaderd wordt, terwijl de andere het liefst via mail op de hoogte gesteld. De preferentie van hoe te communiceren en wanneer én wat te doen als het mis gaat, leggen bij bij Kabisa vast in een Designed Partnership Alliance (DPA). Deze wordt opgesteld door een aantal vragen te stellen aan de betrokkenen, zoals de key stakeholders, Product Owner en Development Team. De antwoorden op deze vragen geven een beeld hoe de betrokkenen willen samen werken en wat zij samen willen bereiken.

Helder en duidelijk werkproces

Als er een werkproces is met vaste onderdelen, zoals stand-ups, backlog refinement en retrospectives, zoals geboden wordt door Scrum, het Agile framework wat Kabisa gebruikt voor software ontwikkeling. Dan schept dit automatisch allerlei momenten en mogelijkheden om verwachtingen uit te kunnen spreken. In de praktijk is Agile Scrum heel prettig om software mee te ontwikkelen. Maar om een project tot een success te maken, zijn er nog meer zaken die spelen. Denk hierbij aan Product Owner training, de samenstelling van een team, afspraken die gemaakt worden omtrent de samenwerking, co-preparation, co-creation, release management, hosting, monitoring, advisering etc.

Al deze onderdelen hebben wij ondergebracht in het Kabisa Success Process. Dit process omschrijft hoe wij samen met de klant door middel van co-creation tot een succesvol resultaat kunnen komen. Het success process is gebaseerd op onze jarenlange ervaring met het lanceren en opleveren van succesvolle projecten.

Duidelijke omschrijving van wat er gemaakt dient te worden

Binnen Kabisa werken we met User Stories om software functionaliteiten te omschrijven. Een user story omschrijft een functioneel doel vanuit het perspectief van de eindgebruiker. Eigenlijk komt het er op neer “Wie wil wat doen met het product en waarom?”. Een user story dient een duidelijk verhaal te vertellen en duidelijke acceptatiecriteria te hebben, gedefinieerd door een Definition of Done. Een user Story is een belangrijk vehikel om verwachtingen te managen over wat er ontwikkeld gaat worden binnen deze user story. Als user stories niet goed beschreven zijn, is het resultaat meestal dat de klant niet krijgt wat hij wil. M.a.w. hij is ontevreden. Dit kan te maken hebben met het feit dat er aannames worden gedaan over wat er in de user story omschreven staat door beide kanten, de developers en de Product Owner. Het is belangrijk dat voordat user stories opgepakt gaan worden dat deze duidelijk zijn en der een duidelijk Definition of Done is. Tijdens het schrijven van user stories kun je je vragen stellen als “Wanneer…?”, “Waarom?”, “Waar…?”, “Op welke Wijze…?”, “Wat als…?” Om tot betere omschrijvingen te komen.

Tijdig feedback geven

Het is belangrijk om snel en eerlijk feedback te geven tijdens een samenwerking. Dit zorgt ervoor dat er ten alle tijden duidelijkheid is van de stand van zaken binnen project.

Heeft u ook zo’n zin om een mooi product te ontwikkelen, neem dan snel contact met ons op ;-)

Bij Kabisa staat privacy hoog in het vaandel. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de data die onze bezoekers achterlaten. Zo zult u op onze website geen tracking-cookies vinden van third-parties zoals Facebook, Hotjar of Hubspot. Er worden alleen cookies geplaatst van Google en Vimeo. Deze worden gebruikt voor analyses, om zo de gebruikerservaring van onze websitebezoekers te kunnen verbeteren. Tevens zorgen deze cookies ervoor dat er relevante advertenties worden getoond. Lees meer over het gebruik van cookies in ons privacy statement.