Voorspelbare softwareprojecten: Onzin!?

Bart

Geschreven door Bart Thevissen op 30-10-2015
3 minuten leestijd

De voorspelbaarheid van een project, en dan met name een softwareproject, is een onderwerp waar al heel veel over geschreven en gediscussieerd is. Voorspellingen en inschattingen zijn nou eenmaal een noodzakelijk kwaad om in een eerste fase ‘duidelijkheid’ te krijgen over zaken als de doorlooptijd en de kosten van een project.

Maar hebben we het hier niet eigenlijk over de schijn van duidelijkheid? En kan iemand met beperkte kennis eigenlijk wel inschatten wanneer iets echt duidelijk is en een realistisch beeld geeft van hun specifieke case? Sommige bedrijven willen misschien wel liever iets horen dat voldoet aan hun verwachting of (gevaarlijker nog) dat past bij hun budget.

Laten we eerst eens kijken naar de manier waarop de meeste oriëntatiefases van bedrijven die een oplossing zoeken verlopen.

Glazen Bol

Hoe ging het tot nu toe meestal?

Bedrijf A meldt zich bij softwareleverancier X, Y en Z. Bedrijf A zal uitleggen dat er een behoefte is aan een nieuwe software-oplossing om een bepaald probleem op te lossen. Welk probleem, en wat voor soort oplossing de beste is laten we voor nu even buiten beschouwing.

Met de verkregen informatie gaan de softwareleveranciers vervolgens aan de slag. Ze gaan nadenken over de technische en functionele aspecten van de oplossing en zetten deze op papier. En daar hoort natuurlijk ook een indicatie van de doorlooptijd en de kosten bij. Hoe die indicatie tot stand komt laten we nu even in het midden. Laten we zeggen dat de uitkomst als volgt is:

Leverancier Geschatte doorlooptijd Geschatte kosten
X 6 weken €25.000,-
Y 12 weken €50.000,-
Z 15 weken €80.000,-

Als we voor het gemak aannemen dat alle leveranciers ongeveer dezelfde oplossing voorstellen, welk aanbod zou je dan kiezen?

Allereerst kunnen we concluderen dat aanbieder X ver afwijkt van de andere 2 wat betreft de inschatting van de doorlooptijd en dat het tarief van aanbieder Z veel hoger ligt dan dat van de anderen. Maar weet je nu genoeg om een keuze te kunnen maken? Natuurlijk niet, want daarvoor moet je uitgebreid kijken naar de technische en functionele beschrijving. En laat daar nu net het probleem zitten. Want die zijn héél moeilijk te vergelijken. In de praktijk wordt er daarom vaak een keuze gemaakt gebaseerd op datgene wat wel makkelijk te vergelijken is en waar binnen de meeste bedrijven hard op gestuurd wordt: de kosten.

Keuze op basis van kosten

Stel dat ons bedrijf A kiest voor leverancier Y; een ogenschijnlijk realistische schatting van de doorlooptijd en een relatief laag tarief. Hoe weet je dan dat je project ook daadwerkelijk binnen 12 weken afgerond is voor de geschatte € 50.000,-? Het antwoord op die vraag is simpel: dat weet je niet. Ook je leverancier niet. Want wellicht blijkt gedurende het project dat de requirements toch niet volledig waren, dat er onvoorziene technische hindernissen zijn en dat er meer features bij moeten. En tot overmaat van ramp heeft de leverancier sommige dingen ook nog verkeerd begrepen! Resultaat: het duurt langer en kost meer (meestal in ieder geval; soms kan het ook positief uitpakken).

Goedkoop = duurkoop?

Natuurlijk is het niet per definitie zo dat ‘goedkoop = duurkoop’ opgaat bij softwareprojecten. Maar het kan geen kwaad om je als opdrachtgever verder te verdiepen in het probleem en de geboden oplossingen en niet alleen naar de schattingen te kijken. Ga met je beoogde leveranciers in gesprek en probeer te achterhalen hoe goed ze je begrepen hebben en vraag naar een onderbouwing van de keuzes die ze hebben gemaakt. Ga vervolgens eens in gesprek met een aantal referenties. Door dit te doen krijg je een nog completer beeld van je toekomstige leverancier. Uiteraard is dit geen garantie voor een soepel project zonder verrassingen, maar aan de andere kant kun je zo wel sneller zien of een aanbieding misschien te rooskleurig is.

In deel 2 van deze deze post lees je meer over de door Kabisa voorgestelde aanpak voor het (niet) schatten van projecten.

Bart

Bart Thevissen

Ervaren account-manager met oog voor detail, gevoel voor humor en de drive om dingen voor elkaar te krijgen.